Aspetti rilevanti del controllo interno del ciclo passivo

Procedure relative al ciclo acquisti-pagamenti - La procedura di acquisto interessa molte funzioni aziendali (approvvigionamento, ricevimento, collaudi, trasporti, contabilità, ecc). È quindi necessario che le operazioni siano correttamente definite, che le norme interne siano chiare e che siano precisati i livelli di autorizzazione e le deleghe per le varie operazioni. È buona regola cercare di standardizzare le operazioni e uniformare i procedimenti, in modo che gli impegni siano documentati, esista sempre un documento di entrata e un benestare qualitativo o tecnico, e la fattura arrivi direttamente in contabilità. Tale sistema deve costituire una griglia di controllo che tuteli l’azienda contro possibili perdite, e che garantisca che i dati immessi in contabilità siano attendibili. Per quanto riguarda la corretta contabilizzazione, occorre che i debiti siano registrati tempestivamente, con adeguate procedure amministrative. Separazione dei compiti e delle responsabilità - Le diverse fasi del manifestarsi del debito, della sua rilevazione in contabilità e della sua gestione dovrebbero essere affidate a uffici aziendali separati, le cui principali funzioni possono essere così descritte: determinazione del fabbisogno e della quantità ottimale di acquisto; emissione della richiesta dell’approvvigionamento; ricerca delle condizioni offerte dai fornitori (per iscritto); emissione dell’ordine...