Creare spazi di lavoro smart per aumentare benessere e produttività

Lo spazio fisico è uno degli aspetti più concreti e individuabili del lavoro, è strettamente connesso con status e identità (molte scrivanie vengono personalizzate con foto, immagini, gadget). Dal modello tradizionale basato sulla postazione assegnata e sulla gerarchia, si passa oggi a un modello in cui vengono realizzati luoghi diversificati, condivisi e scelti in base alle diverse attività da svolgere. L'arredamento deve valorizzare il patrimonio e la vocazione aziendale, nonché migliorare il benessere degli individui offrendo aree dalla forte versatilità. Anche la tecnologia riveste un ruolo cruciale: deve consentire di lavorare in mobilità anche all'interno dell'ufficio, prenotare sale riunioni e scrivanie, collaborare con i colleghi con dotazioni multimediali adeguate e di facile utilizzo.
La transizione dal vecchio al nuovo schema porta innumerevoli vantaggi e comportamenti virtuosi, ma è una fase che va assolutamente gestita per abituare il personale alla nuova realtà e prevenire possibili resistenze. Per fare in modo che un'idea di riconfigurazione degli uffici sia vincente, condivisa e di successo, sarebbe opportuno compiere alcuni passaggi chiave.
Prima di partire con il progetto architettonico, è necessario analizzare l'impresa dal punto di vista culturale e organizzativo, sapere qual è la platea coinvolta dal punto di vista demografico, valutare i processi e il livello di digitalizzazione. Occorre definire obiettivi e priorità, darsi dei tempi che siano graduali, in modo da agevolare i soggetti ad abbracciare il cambiamento come positivo. Molto spesso l'informazione viene trascurata e ridotta a messaggi di posta elettronica o notizie nella rete intranet, alimentando dicerie e falsità che generano panico e malcontento. Fornire aggiornamenti continui sulle fasi, sui traguardi e sulle scelte progettuali è il primo passo verso un'iniziativa ben riuscita.
La comunicazione è tanto più efficace quando diventa dialogo. Prestando attenzione all'utente finale che abiterà gli ambienti, si possono capire le sue effettive esigenze, le aspettative e anche i dubbi. I momenti di ascolto possono avvenire mediante incontri di gruppo, sondaggi, interviste, ecc. Può inoltre essere utile prevedere la presenza di specifici “agenti del cambiamento”, veri e propri ambasciatori che possano fare da tramite tra la squadra che sta attuando il programma e tutti gli altri.
L'attrazione è poi un altro aspetto da non trascurare perché aumenta il coinvolgimento dei singoli nel piano e lo rende condiviso. Rendere gli utenti partecipi dell'evoluzione fa in modo che i futuri locali vengano studiati e sentiti come propri, permettendo di correggere in corsa alcune decisioni e di generare soddisfazione in vista del risultato finale. Per fare in modo che i nuovi uffici siano vissuti e utilizzati al meglio occorre formare e allenare le persone. In questo senso alternare momenti d'aula con esperienze dirette presso altri uffici smart può essere una soluzione utile.
In conclusione, per un'azienda investire in nuovi spazi di lavoro è una grande occasione che produce effettivi e tangibili progressi e attrae nuovi talenti. È per questo che l'ambiente di lavoro è sempre più spesso un tema strategico di cui si occupano sia l'ufficio delle risorse umane, sia quello della progettazione.