Dematerializzazione delle note spese di trasferta

Con 2 risposte agli interpelli (20.09.2019, n. 388 e 9.10.2019, n. 403) l'Agenzia delle Entrate tratta il tema della dematerializzazione dei documenti fiscali. Il problema oggetto delle 2 istanze è la necessità dell'azienda di dematerializzare e conservare in formato elettronico le note spese compilate trasfertisti (dipendenti o professionisti) allegando i propri giustificativi, per procedere poi alla distruzione di tutti documenti cartacei. Anzitutto occorre ricordare l'articolo che crea la base normativa della dematerializzazione dei documenti, ossia l'art. 4 D.M. Economia 17.06.2014: per procedere alla generazione di copie informatiche o per immagine di documenti analogici, è necessario apporre la firma elettronica qualificata o la firma digitale o la firma elettronica basata su certificati. Si deve, tuttavia, distinguere il documento analogico unico da quello non unico. Il documento unico è quel documento per cui non è possibile risalire al suo contenuto attraverso la combinazione di altri documenti e dei dati risultanti dalla contabilità (per esempio dalla contabilità del cedente/prestatore); un documento unico potrebbe essere, per esempio, un giustificativo emesso da un soggetto economico di un Paese Extra-UE (come fa notare l'Agenzia nella Risp. 403). Mentre per l'archiviazione sostitutiva del primo (quello unico), è necessaria l'autentica di un notaio o altro pubblico ufficiale, per...