Il lato oscuro delle Entrate: nota spese estere a caccia di riscatto

Con risoluzione 21.07.2017, n. 96/E, prima, con le risposte a interpello 20.09.2019, n. 388, e 20.10.2021, n. 740, poi, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito la necessità dell’intervento del pubblico ufficiale per procedere alla distruzione degli originali “unici” nel processo di dematerializzazione delle note spese.
Ricordo che gli originali unici sono quei documenti al cui contenuto non si è in grado di risalire da scritture contabili o altri documenti di cui è obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi.
Logica conseguenza è stata quella che, così come riportato nella risoluzione de quo, i documenti di spesa sostenuta in Paesi extra-europei con i quali non sussistono rapporti di reciprocità, debbano essere considerati originali unici, provocando, così come previsto dall’art. 4, D.M. 17.06.2014, la necessità dell’intervento del pubblico ufficiale per poter poi procedere alla distruzione dell’originale cartaceo.

Sul punto è possibile fare alcune considerazioni di principio e altre pratiche che possono aiutare l’azienda a decidere come comportarsi al fine di poter conservare la sola copia informatica (in modalità sostitutiva) e garantirne la deducibilità (dandone per scontata l’inerenza).
La definizione di documento non unico disciplinata dal CAD e più volte richiamata dall’Agenzia delle Entrate è la seguente: “i documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi”. Il ragionamento dell’Agenzia riportato nella risoluzione n. 96/E è quello che nell’impossibilità di risalire al contenuto della spesa dalla contabilità (o documento) del cedente/prestatore straniero tale spesa sia da considerarsi “originale unico”. Ma quale importanza e interpretazione dare alla locuzione “anche se” in possesso di terzi? Considerandola “residuale”, assume sicuramente maggior rilievo la prima parte della definizione "attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione".
Pertanto, ricordando che il documento di spesa è registrato anche nella contabilità del cessionario/committente, il medesimo sarà riportato nei libri contabili dei quali è obbligatoria la tenuta. La circolare 6.12.2006, n. 36/E, nell’analizzare il medesimo problema, poneva l’attenzione sul fatto che se il contenuto integrale del documento fosse riportato nelle scritture contabili sarebbe stato possibile ricostruirne integralmente il suo contenuto “sulla base dei libri e registri in cui debbono essere annotati e la cui tenuta è obbligatoria per legge” (quale il libro giornale, appunto), rendendolo da quel momento documento non unico.
Non solo, la risoluzione 9.07.2007, n. 161/E, affrontando il tema del documento unico per eccellenza quale era la scheda carburante, dichiarava che: “dalle annotazioni effettuate dal gestore dell’impianto e dal contribuente soggetto passivo nei registri prescritti dalla normativa in materia di imposta sul valore aggiunto non è possibile la ricostruzione del contenuto della scheda carburante nei suoi elementi essenziali. Soltanto nel caso in cui tali elementi essenziali possano essere ricostruiti sulla base delle annotazioni della scheda carburante nella contabilità generale sarà possibile considerare tale documento analogico un originale non unico con conseguente esclusione dell’intervento del pubblico ufficiale nel processo di conservazione sostitutiva”.

Alla stessa stregua e alle medesime condizioni, perché non considerare anche le spese sostenute in Paesi esteri coi quali non sussistono rapporti di reciprocità con l’Italia documenti non unici? Naturalmente, una volta identificati tutti i dati necessari del documento di spesa da riportare nelle scritture contabili, spetterà all’azienda valutare costi e benefici degli sforzi necessari ad ottenere l’obiettivo.
Infine, per puro dovere di cronaca, si ricorda che la normativa fiscale permette la deducibilità (e non tassabilità in capo al dipendente) dei rimborsi spese di importi esigui giornalieri senza pezza giustificativa.