In vista della chiusura dell'esercizio, è necessario pianificare tale procedura obbligatoria, finalizzata a raccogliere elementi probativi sufficienti e appropriati sull'esistenza e sullo stato delle rimanenze.
La verifica dell'esistenza fisica delle giacenze finali di magazzino è una delle principali procedure che il revisore organizza e svolge nella cosiddetta fase di interim. Il principio di revisione ISA Italia 501 prevede che il revisore debba acquisire elementi probativi sufficienti circa la loro esistenza e la loro condizione.
Le aziende possono effettuare la rilevazione dell'esistenza fisica tramite un inventario fisico effettuato in un'unica soluzione (generalmente in una data prossima alla chiusura dell'esercizio) o inventari cosiddetti rotativi, svolti mediante conteggi parziali delle giacenze ripetuti nel corso dell'esercizio. Nel primo caso il revisore partecipa alla rilevazione annuale, nel secondo deve ottenere il programma degli inventari rotativi e stabilire a quali vuole partecipare.
Nella fase di interim il revisore concorda le date dell'inventario fisico e gli stabilimenti da sottoporre a verifica con la direzione del cliente e acquisisce contestualmente le istruzioni inventariali della società per valutare se sono state predisposte in maniera adeguata ed esaustiva in relazione alle seguenti informazioni:
personale responsabile dei conteggi;
definizione delle aree dove sono ubicati i beni da inventariare;
metodi di conta, di peso e di misura;
utilizzo dei cartellini prenumerati;
segnalazione di giacenze danneggiate e a lento rigiro;
accurata rilevazione della fase di completamento dei semilavorati;
disposizioni...