Si tratta di una delle procedure di revisione più affidabili. Occorre però seguire precise regole e tempistiche appropriate che consentano di ricevere le risposte e operare i pertinenti controlli.
Il principio di revisione che disciplina la procedura di circolarizzazione è l'ISA Italia 505. Tale procedura consente al revisore di acquisire elementi probativi di alta valenza qualitativa su cui basare il proprio giudizio professionale sul bilancio d'esercizio soggetto a revisione. È fondamentale che il revisore proceda per tempo a svolgere le procedure di circolarizzazione in quanto non potranno essere prese in considerazione le risposte pervenute dopo la data prevista per l'emissione della relazione di revisione.
Tale procedura consiste nell'inoltro di lettere di conferma a terze parti del saldo risultante dalla contabilità e/o di informazioni altrimenti difficilmente ottenibili o riscontrabili (stato contenziosi, merci in deposito, accordi raggiunti, condizioni contrattuali non sottoscritte, ecc). Per lo scopo precipuo che ci si prefigge, di norma, non vengono circolarizzate le parti correlate proprio perché non possono essere considerate “terze”.
Le richieste di conferma più utilizzate nella prassi sono quelle di tipo positivo, dove si richiede al destinatario di indicare espressamente se è in accordo o meno con le informazioni contenute nella richiesta oppure di fornire le informazioni richieste.
Nella pratica operativa, il revisore richiede un'attestazione alla società contenente gli elenchi dei soggetti che sono destinatari in toto delle lettere di conferma (banche, finanziarie,...