Posta aziendale, e-mail marketing e violazioni dei dati personali

La violazione della privacy raramente inizia quando un dato viene utilizzato illecitamente. Più spesso il rischio si forma prima: nei tempi di conservazione, nei soggetti autorizzati ad accedere alle informazioni, nelle finalità per cui queste restano disponibili. Una casella e-mail mantenuta oltre il necessario, un indirizzo utilizzato per marketing senza un’idonea base giuridica, un gestionale con privilegi di accesso troppo estesi mostrano come la criticità possa essere già incorporata nel processo. Tre provvedimenti del Garante confermano che la conformità si misura nella capacità dell’organizzazione di tradurre le regole in processi e controlli coerenti.Con il provvedimento 18.06.2026, n. 476 il Garante ha dichiarato illecito il trattamento effettuato da Piaggio & C. S.p.A. attraverso la raccolta e conservazione sistematica della posta elettronica dei dipendenti. Il controllo su 2 lavoratori aveva consentito di recuperare 112 e-mail, alcune risalenti a circa 2 anni prima del sospetto che aveva originato l’indagine. Una conservazione generalizzata e preventiva non può trasformarsi in un archivio disponibile per verifiche future. Il quadro delineato dagli artt. 5 e 88 GDPR, dall’art. 114 del Codice privacy e dall’art. 4 L. 300/1970 impone di distinguere l’utilizzo della posta elettronica quale strumento di lavoro dai sistemi che conservano ed elaborano ulteriormente i dati generati dal suo utilizzo. Il backup della corrispondenza per l’intero...