Per accrescere il prestigio e l'immagine della propria azienda o della propria attività professionale, un soggetto può decidere di sostenere spese che vengono catalogate spese di rappresentanza se rispettano le seguenti 4 caratteristiche, così come riportato nel D.M. 19.11.2008:
- inerenza: la spesa deve essere sostenuta con lo scopo di far crescere l'attività aziendale/professionale e deve essere effettivamente sostenuta e documentata;
- gratuità: l'erogazione del servizio o la cessione del bene deve avvenire a titolo gratuito, il che differenzia le spese di rappresentanza da quelle di pubblicità, invece erogate attraverso un contratto a prestazioni corrispettive;
- ragionevolezza: la spesa sostenuta deve essere ragionevole, congrua per la realtà che la sostiene, tuttavia se non lo fosse (per esempio perché molto alta) ma fosse coerente, ossia allineata alle pratiche di settore, si riterrebbe comunque spesa di rappresentanza e deducibile con i limiti sotto esposti (Circ. 34/E/2009);
- coerenza: viceversa, se una spesa non è coerente con le pratiche di settore, ma è di importo ragionevole, può essere sempre considerata spesa di rappresentanza.
Si considerano sempre e comunque spese di rappresentanza le spese per viaggi turistici con annesse attività promozionali dei beni/servizi oggetto dell'impresa/professionista o feste, cene, ricevimenti per festività, ricorrenze o...