Trasferte, note spese dematerializzate solo per documenti da Paesi UE

Con la risposta all’interpello 1.03.2023, n. 226 l’Agenzia delle Entrate è tornata sulla questione della dematerializzazione dei documenti connessi alle trasferte dei dipendenti aggiungendo un ulteriore tassello ai precedenti documenti di prassi. Il caso trae origine dalla richiesta di un contribuente che intende adottare una procedura di dematerializzazione delle note spese prodotte dai propri dipendenti trasfertisti che permetta la creazione, la gestione e la conservazione in formato digitalizzato. Punto di partenza dell’analisi è, di certo, l’assimilazione dei giustificativi allegati alle note spese alla categoria dei documenti analogici originali “non unici” che, ai sensi dell'art. 1, lett. v) del CAD, si definiscono come i documenti per i quali è “possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi”. Sempre in merito alle note spese, la risoluzione 161/E/2017 aveva precisato che “se si utilizza una modalità analitica di rimborso spese ai dipendenti e insieme alla nota spese sono conservati i documenti giustificativi della stessa, la nota può rientrare nel novero dei documenti analogici originali non unici, qualora sia possibile ricostruirne il contenuto attraverso la combinazione dei predetti documenti giustificativi e dei dati risultanti dalla contabilità”....