Fino a che punto il Fisco può pretendere che un'impresa conservi le proprie scritture contabili? La domanda, tutt'altro che teorica, ha trovato una risposta piuttosto netta nell’ordinanza della Cassazione 10.02.2026, n. 2927 con la quale i giudici di legittimità hanno respinto il ricorso dell'Agenzia delle Entrate ribadendo un principio che, nella prassi, molti Uffici tendono a trascurare.
La vicenda riguarda un accertamento Ires e Irap per il periodo d'imposta 2007: l'Agenzia aveva recuperato a tassazione oltre 103.000 euro, contestando alla società la mancata prova documentale di alcuni debiti verso i soci, originati da finanziamenti registrati nel 2001, 2002 e 2004, riqualificandoli come sopravvenienza attiva ai sensi dell'art. 88 del Tuir. Il nodo della questione è altrove: la richiesta di esibire quei documenti era arrivata nel 2012, ben oltre 10 anni dopo la registrazione delle operazioni contestate e senza che l'Amministrazione avesse mai avviato alcuna attività di controllo sulle annualità in cui quei finanziamenti erano stati contabilizzati. Un dettaglio che si è rivelato decisivo.
Per inquadrare la portata della pronuncia occorre richiamare il tessuto normativo sottostante. L'art. 2220 c.c. fissa in 10 anni dalla data dell'ultima registrazione il termine generale di custodia delle scritture contabili. Accanto a questa disposizione, l'art. 22, c. 2 D.P.R. 29.09.1973, n. 600 introduce un regime speciale tributario: le scritture obbligatorie "devono essere conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d'imposta, anche oltre il termine stabilito dall'art. 2220 c.c.". La norma fiscale ammette dunque un'estensione oltre il decennio, ma a una condizione precisa: che un accertamento sia effettivamente in corso.
L'art. 8, c. 5 L. 27.07.2000, n. 212 (Statuto dei diritti del contribuente), come riformulato dal D.Lgs. 30.12.2023, n. 219 in attuazione della legge delega (L. 111/2023), oggi dispone che l'obbligo di conservazione "non può eccedere il termine di 10 anni dalla loro emanazione o dalla loro formazione o utilizzazione", aggiungendo che "il decorso del termine preclude definitivamente la possibilità per l'Amministrazione Finanziaria di fondare pretese su tale documentazione".
Richiamando i propri precedenti (ordinanza n. 9834/2016 e sentenza n. 23630/2023), i Giudici hanno confermato che l'ultrattività dell'obbligo di conservazione opera soltanto se l'accertamento è stato avviato prima dello spirare del decennio e risulta ancora pendente a quella data. Se così non fosse, ha osservato la Corte, la durata dell'obbligo finirebbe per dipendere dalla volontà dell'Ufficio, che potrebbe attivarsi in qualsiasi momento successivo pretendendo documenti che il contribuente non era più tenuto a custodire: una situazione incompatibile con il principio di certezza dei rapporti giuridici. La pretesa dell'Agenzia è stata perciò giudicata illegittima: chiedere nel 2012 documentazione formatasi nel 2001, senza che fosse mai stato avviato alcun controllo su quell'annualità, non era consentito.
C'è poi un secondo aspetto da segnalare. L'Agenzia aveva sollevato anche una censura relativa all'onere della prova ex art. 2697 c.c. e al principio di non contestazione di cui all'art. 115 c.p.c., sostenendo che la Corte tributaria di secondo grado aveva invertito i criteri di distribuzione dell'onere probatorio. La Cassazione ha respinto anche questa doglianza: il giudice di merito si era limitato a valutare le prove effettivamente prodotte dalla società (estratti del libro giornale, ricostruzione analitica delle operazioni, contesto documentato di illiquidità aziendale) senza alcuna inversione. La censura mirava in realtà a ottenere un riesame del merito, precluso nel giudizio di legittimità.
Le implicazioni operative sono evidenti. Se l’Amministrazione non avvia alcuna attività accertativa entro 10 anni dalla formazione del documento, il contribuente è liberato dall’obbligo di conservazione e non può subire effetti pregiudizievoli per la mancata disponibilità delle scritture. Ciò non esclude valutazioni prudenziali, specie in presenza di operazioni con effetti pluriennali, come finanziamenti soci o agevolazioni a lungo termine. Ma sul piano strettamente giuridico il confine è tracciato.
