Conservazione dei documenti informatici da parte dei professionisti

L’art. 2, c. 2 del Codice delle Amministrazioni Digitali (CAD) prevede che le sue disposizioni si applicano ai seguenti soggetti:

• Pubbliche amministrazioni;
• gestori di servizi pubblici, comprese le società quotate, in relazione ai servizi di pubblico interesse;
• società a controllo pubblico.

Il successivo comma 3, tuttavia, prevede che le disposizioni del Codice e le relative Linee guida “concernenti il documento informatico, le firme elettroniche e i servizi fiduciari di cui al Capo II, la riproduzione e conservazione dei documenti di cui agli artt. 43 e 44, il domicilio digitale e le comunicazioni elettroniche di cui all’art. 3-bis e al Capo IV, l’identità digitale di cui agli artt. 3-bis e 64 si applicano anche ai privati, ove non diversamente previsto”.

Con particolare riferimento alla conservazione dei documenti, le Linee stabiliscono che il sistema di conservazione deve assicurare, dalla presa in carico fino all’eventuale scarto, la conservazione dei seguenti oggetti digitali in esso conservati, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, tali da garantire le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità:

• documenti informatici e documenti amministrativi informatici con i metadati ad essi associati;
• aggregazioni documentali informatiche (fascicoli e serie) con i metadati ad esse associati contenenti i riferimenti che univocamente identificano i singoli oggetti documentali che costituiscono le aggregazioni medesime;
• archivi informatici con i metadati associati.

La corretta conservazione di un documento informatico ne consente l’utilizzo nell’ambito di un giudizio, laddove, ai sensi dell’art. 20 CAD, il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l’efficacia prevista dall’art. 2702 c.c. quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, è formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall’AgID ai sensi dell’art. 71 con modalità tali da garantire sicurezza, integrità e immodificabilità del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all’autore. In tutti gli altri casi, l’idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità.
In buona sostanza, un documento informatico, compreso un messaggio di posta elettronica certificata, ha valore di prova legale esclusivamente quando il processo con cui è stato gestito e conservato è conforme alle disposizioni contenute nelle Linee Guida in discorso.
Al riguardo, la Corte di legittimità ha stabilito che il valore di prova legale del supporto informatico “è subordinato al rispetto delle relative regole tecniche di produzione e conservazione, ed in difetto, l’idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio” (Cassazione, sent. 11.02.2019, n. 3912).