È un passaggio che arriva quasi in sordina, ma che finisce per ridisegnare il modo in cui studi professionali e contribuenti si muovono nell’universo dei servizi fiscali digitali predisposto dall’Agenzia delle Entrate. La delega unica ai professionisti per l’accesso al c.d. “Cassetto fiscale”, operativa dall’8.12.2025 secondo quanto stabilito dall'art. 21 D.Lgs. 1/2024 e dai provvedimenti del 2.10.2024 e 7.08.2025, non rappresenta solo un aggiornamento tecnico.
Un primo elemento rilevante riguarda le deleghe già attive alla data del 5.12.2025. Secondo la Guida dell’Agenzia delle Entrate del 26.11.2025, queste deleghe rimangono valide fino alla loro naturale scadenza e comunque non oltre il 28.02.2027.
Una delle criticità più immediate, invece, è rappresentata dalla fase di transizione. I sistemi dedicati alle deleghe vengono sospesi il 6.12 e il 7.12 per attività di aggiornamento e le vecchie procedure possono essere utilizzate solo fino al 5.12.2025. Per questo l’Agenzia ha inserito all’interno delle aree riservate un file in formato .csv che riepiloga deleghe attive e scadenze. Per gli studi, ciò comporta una fase transitoria lunga, ma non priva di criticità.
Molti professionisti ritengono utile rinnovare entro il 5.12.2025 le deleghe in scadenza prima del 28.02.2027, così da beneficiare delle vecchie modalità, meno onerose dal punto di vista operativo e così da evitare il problematico rischio di gestire in piena transizione posizioni irregolari o non allineate.
Dal prossimo 8.12.2025, invece, il conferimento avverrà unicamente con la nuova procedura che adotta un modello digitale centralizzato. È previsto l’utilizzo di un file XML firmato elettronicamente dal delegante oppure, come alternativa, l’attivazione di servizi web erogati dall’intermediario previa convenzione diretta con l’Agenzia delle Entrate. La comunicazione potrà essere fatta direttamente dal contribuente attraverso una specifica funzionalità web, presente nella sua area riservata del sito dell'Agenzia delle Entrate.
La guida distingue tra firma digitale, firma elettronica avanzata basata su CIE e FEA con certificato non qualificato. Quest’ultima, particolarmente usata dagli studi, richiede sempre la doppia firma: quella del delegante e quella dell’intermediario, che attesta l’autenticità della prima. Esiste anche un sistema basato su convenzione con l’Agenzia, che consente agli studi di erogare un servizio di firma interna con identificazione SPID o CIE del cliente, ma la data effettiva di attivazione sarà comunicata successivamente.
La delega unica amplia il ventaglio dei servizi delegabili: oltre a Cassetto fiscale, Fatture e Corrispettivi, posizione debitoria, pagamenti e rottamazioni, si può scegliere puntualmente quali servizi attribuire all’intermediario.
La durata è quadriennale, con scadenza il 31.12 del 4° anno successivo al conferimento. È sempre ammessa la revoca anticipata da parte del contribuente e la rinuncia da parte dell’intermediario (solo in via telematica). In alcuni casi specifici, come per fatturazione elettronica e conservazione, la delega può essere rilasciata anche a soggetti diversi dagli intermediari abilitati.
È opportuno notare che il nuovo assetto comporta anche una revisione dei controlli di studio: identificazione del delegante, firma elettronica, verifica dell’XML, conservazione delle evidenze, gestione degli accessi e tracciamento delle attività. Molti software gestionali stanno già aggiornando moduli e funzioni per supportare il nuovo flusso, ma resta responsabilità dell’intermediario verificare la correttezza del conferimento. I professionisti dovranno inoltre riorganizzare l’intero processo di archiviazione, distinguendo tra deleghe conferite prima del 5.12.2025 con vecchie procedure e deleghe attivate successivamente con il sistema unificato.
In definitiva, la delega unica non è solo un accorpamento tecnico. Impone agli studi di ripensare responsabilità interne, flussi di conferimento, modalità di firma e tempistiche di monitoraggio. È un passaggio che richiede metodo e una preparazione che parte ben prima dell’8.12.2025, perché da quella data il vecchio sistema non sarà più disponibile e ogni errore rischia di tradursi in un blocco operativo immediato.
