Nella prassi contabile, una delle questioni più ricorrenti in sede di chiusura dell'esercizio riguarda il corretto momento di rilevazione dei costi del personale liquidati successivamente al periodo di maturazione.
Il tema assume rilievo anche per il lavoratore autonomo, in capo al quale si pone la questione della deducibilità dei compensi corrisposti a collaboratori e dipendenti: devono essere imputati nell'anno in cui maturano o soltanto quando vengono effettivamente corrisposti? In ragione del principio di competenza economica, sancito dall'art. 2423-bis c.c., i componenti negativi di reddito devono essere imputati all'esercizio cui si riferiscono, indipendentemente dalla loro manifestazione finanziaria. Analizziamo le voci principali.
La quattordicesima mensilità rappresenta un esempio paradigmatico di retribuzione differita, che il dipendente matura progressivamente nel corso dell'anno in base al Ccnl, ma percepisce in un'unica soluzione, tipicamente tra giugno e luglio. Applicando correttamente il principio di competenza, al 31.12 l'azienda è tenuta a rilevare la quota maturata come costo del personale, iscrivendo in contropartita un debito verso i dipendenti. A giugno, al momento del pagamento, si registra esclusivamente l'estinzione del debito e nessun nuovo costo transita nel conto economico.
Analoga impostazione vale per le ferie non ancora fruite. Il diritto alle ferie nasce dalla prestazione lavorativa resa nell'anno e il relativo costo deve essere quantificato con riferimento all'importo che l'azienda sarebbe tenuta a liquidare alla data di chiusura dell'esercizio. La stima richiede di considerare il costo giornaliero complessivo del lavoratore, comprensivo della retribuzione lorda e degli oneri contributivi e assistenziali a carico del datore, moltiplicato per i giorni di ferie maturati e non fruiti.
Sul piano della competenza, l'intero onere deve essere imputato all'esercizio di maturazione, a prescindere dal momento in cui le ferie vengono effettivamente godute. L'omessa rilevazione nel periodo di competenza comporta la necessità di iscrivere nel periodo successivo una sopravvenienza passiva.
Dal punto di vista fiscale, il principio di derivazione e la competenza economica depongono concordemente per la piena deducibilità del costo nell'esercizio di maturazione. Tale impostazione è stata confermata dalla Corte di Cassazione con sentenza n. 871/2009, che ha escluso qualsiasi rilevanza al momento dell'effettiva liquidazione dell'indennità. Dal punto di vista della tecnica contabile, tali scritture si concretizzano nei ratei passivi, ossia rilevazioni di fine esercizio che registrano oneri già maturati ma non ancora liquidati. Il criterio di contabilizzazione prevede l’addebito al conto economico (es. "Salari e stipendi") e l’accredito al passivo dello stato patrimoniale tra i debiti verso dipendenti, secondo le previsioni dei principi contabili OIC.
Le componenti che più frequentemente originano ratei del personale sono le retribuzioni dell'ultimo periodo non ancora pagate, le mensilità aggiuntive, i premi di risultato, le ferie e i permessi maturati e non goduti. In tutti i casi citati il denominatore comune è la maturazione del costo nell'esercizio, a fronte di una liquidazione differita. Va segnalato che il Tfr, pur condividendo la medesima logica di fondo, segue un trattamento contabile distinto. La quota di Tfr maturata nell'esercizio è imputata a conto economico con corrispondente incremento del debito verso i dipendenti, distribuendo il costo in modo uniforme lungo la durata del rapporto di lavoro. Il Tfr è quindi deducibile nei limiti delle quote maturate nel periodo d’imposta. La sua contabilizzazione ha carattere di debito certo nella misura in cui l'azienda ha già usufruito della prestazione lavorativa.
Un ulteriore aspetto riguarda lo storno dei ratei all'apertura dell'esercizio successivo, indispensabile per evitare la duplicazione del costo al momento del pagamento effettivo. La corretta gestione di questo ciclo, rilevazione a fine anno, storno a inizio anno successivo, registrazione del pagamento, garantisce la coerenza informativa del bilancio e la piena applicazione del principio di competenza nel tempo.
L'imputazione per competenza dei costi del personale non è una scelta discrezionale, ma un obbligo civilistico e contabile. La rilevazione sistematica dei ratei passivi è fondamentale per la corretta rappresentazione del risultato economico e della posizione finanziaria dell'impresa, nonché per la piena affidabilità dell'informativa di bilancio nei confronti di terzi.
