In prima battuta vanno tenuti in considerazione alcuni imprescindibili aspetti, quali: disponibilità dei vaccini; disponibilità dell'azienda; presenza/disponibilità del medico competente o di personale sanitario idoneamente formato; sussistenza di condizioni di sicurezza per la somministrazione dei vaccini; adesione volontaria e informata dei lavoratori; tutela della privacy e prevenzione di ogni forma di discriminazione dei lavoratori stessi.
L'azienda o l'associazione di categoria di riferimento che intende aderire all'iniziativa deve comunicarlo all'Azienda Sanitaria del territorio, cui competono la fornitura dei vaccini, dei dispositivi per la somministrazione (siringhe/aghi) e la messa a disposizione degli strumenti formativi e di registrazione delle vaccinazioni, restano a carico del datore di lavoro tutti i costi di realizzazione e gestione di piani aziendali, inclusi quelli di somministrazione.
L'azienda deve possedere i seguenti requisiti:
- popolazione lavorativa sufficientemente numerosa; in caso di poche unità lavorative sono possibili aggregazioni tra più imprese o anche l'intervento dell'Associazione di categoria;
- sede nel territorio dell'Azienda Sanitaria che fornisce i vaccini. Al riguardo, il lavoratore può aderire alla vaccinazione anche se risiede in altro territorio (es.: fuori Regione), così come può decidere di vaccinarsi per conto proprio;
- struttura organizzativa, risorse strumentali e di personale adeguati al volume di attività previsto, in particolare va assicurato il regolare svolgimento dell'attività ed evitare assembramenti;
- dotazione informatica idonea a garantire la corretta e tempestiva registrazione delle vaccinazioni;
- ambienti idonei allo svolgimento dell'attività, adeguati al volume delle vaccinazioni da eseguire relativamente a: fasi preparatorie (accettazione), sedute vaccinali (es.: ambulatorio/infermeria), fasi successive (osservazione post vaccinazione). Gli ambienti possono essere interni, esterni o mobili, e la loro idoneità è valutata dall'Azienda Sanitaria che fornisce il vaccino.
Nell'organizzazione dell'attività vaccinale in azienda è prevista la presenza del medico competente o di altro personale sanitario opportunamente individuato, e le modalità operative devono garantire:
- pianificazione dell'attività con adeguato anticipo, tenuto conto della complessità esecutiva;
- rispetto delle misure anti-contagio;
- adeguata informazione ai soggetti da vaccinare in merito alle modalità organizzative, in specie sulla somministrazione del vaccino previsto;
- accettazione dei lavoratori aderenti alla campagna vaccinale assicurata da personale incaricato, interno o esterno;
- rispetto della modulistica predisposta a livello nazionale relativa a scheda anamnestica e consenso informato (allegati al documento dell'Inail);
- rispetto delle indicazioni tecniche e delle buone prassi riguardo a conservazione, preparazione e somministrazione del vaccino;
- programmazione e preparazione alla gestione di possibili eventi avversi, anche in coerenza con i piani di gestione delle emergenze nei luoghi di lavoro;
- rispetto delle indicazioni regionali per l'alimentazione dei flussi informativi.
