Dal 1.07.2026 la segnalazione di operazioni sospette (SOS) non può più essere trattata come un adempimento da chiudere in via prudenziale, quasi per scaricare sulla UIF ogni dubbio maturato nello studio. Il provvedimento UIF del 18.12.2025, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale 31.12.2025, n. 302, riscrive l'impostazione operativa delle SOS e supera il vecchio impianto del 2011.
Dal 1.07.2026, inoltre, tutte le segnalazioni devono essere trasmesse esclusivamente attraverso il portale Infostat-UIF, con lo schema segnaletico unico messo a disposizione dalla stessa UIF.
La regola resta quella del D.Lgs. 231/2007, in particolare dell'art. 35, ma cambia il metodo. Il sospetto deve nascere da fatti concreti, da dati pertinenti, da una lettura ragionata dell'operazione e del cliente. Non basta un indicatore di anomalia. Non basta una soglia superata. Non basta, da sola, una richiesta dell'Autorità.
Il punto è delicato. La segnalazione non è l'anomalia. L'anomalia è solo il campanello. Il sospetto richiede un passaggio in più: occorre verificare il profilo del cliente, l'attività svolta, il titolare effettivo, le controparti, gli importi, la documentazione prodotta e la finalità dell'incarico. Solo se il quadro non trova una spiegazione ragionevole, la SOS diventa doverosa. In questo senso le segnalazioni antiriciclaggio entrano in una fase più selettiva, non necessariamente più leggera. La UIF, in sostanza, chiede meno invii di riflesso e più collaborazione attiva di qualità.
Per gli studi professionali assume rilievo la nuova figura del referente SOS, disciplinata dalla Parte Seconda delle Istruzioni. Nel caso del professionista individuale il referente coincide, di regola, con il soggetto obbligato. Nelle associazioni professionali, nelle STP e nelle strutture non riconducibili a una singola persona fisica, il referente è il legale rappresentante oppure un delegato. La delega non può restare implicita: deve essere formalizzata, conosciuta all'interno dell'organizzazione e affidata a un soggetto con autonomia, professionalità, tempo e risorse adeguate. Punto spesso trascurato: il delegato non può essere un soggetto esterno al destinatario o al gruppo. Si consideri anche il tema del conflitto di interessi: chi segue direttamente il cliente non sempre è la persona più adatta a decidere, da solo, se quel cliente debba essere segnalato. Attenzione però a non fraintendere. Il referente non introduce una responsabilità sanzionatoria nuova per l'omessa segnalazione. La responsabilità resta nel perimetro del D.Lgs. 231/2007 e della valutazione professionale richiesta al destinatario dell'obbligo.
Il referente ha però compiti molto pratici: conserva la documentazione rilevante, custodisce le ricevute di accettazione, risponde alle richieste della UIF e degli organi investigativi, aggiorna i recapiti nel portale Infostat-UIF entro 30 giorni da ogni variazione e controlla almeno semestralmente le abilitazioni degli utenti interni.
La tracciabilità merita una nota a parte. Se l'anomalia viene esaminata e poi esclusa, non nasce l'obbligo di SOS. Ma lo studio deve poter dimostrare che l'esame è stato svolto. Può bastare una scheda sintetica nel fascicolo antiriciclaggio, con l'indicazione del fatto rilevato, dei documenti visionati e della ragione che ha escluso il sospetto.
La parte descrittiva della SOS cambia peso. Non può essere un copia e incolla degli indicatori UIF, né un rinvio generico agli allegati. Deve raccontare il caso: quale anomalia è emersa, perché le spiegazioni non convincono, quali soggetti sono coinvolti, quali legami esistono e quale valore informativo viene trasmesso alla UIF.
Resta centrale la riservatezza. Le informazioni sulla segnalazione e sulle persone coinvolte nell'iter valutativo devono circolare solo tra chi ne ha necessità. Nei testi liberi e negli allegati non devono comparire elementi che rendano identificabile la persona fisica che ha rilevato o valutato il sospetto. Lo studio deve quindi condividere le informazioni utili, ma senza allargare inutilmente l'accesso.
Un ultimo punto riguarda l'esternalizzazione. Un consulente esterno può aiutare nello screening, nella raccolta di dati o nell'analisi preliminare. Non può però decidere se segnalare, approvare i criteri di rilevazione o trasmettere la SOS. La decisione resta in capo al destinatario dell'obbligo.
