Con la circolare 3.12.2025, n. 26 Assonime ha esaminato il nuovo impianto normativo in materia di tracciabilità delle spese di trasferta, introdotto dal D.Lgs. 192/2024 e dalla legge di Bilancio 2025 (L. 207/2024). L'intervento offre un'analisi tecnica approfondita e al contempo solleva particolari rilievi critici sull'efficacia e la proporzionalità delle misure adottate.
Il legislatore ha introdotto un requisito generalizzato di tracciabilità per determinate categorie di spese sostenute durante trasferte e missioni lavorative. Tale requisito si configura come condizione necessaria per ottenere la non concorrenza dei rimborsi al reddito di lavoro dipendente e la deducibilità delle spese ai fini del reddito d'impresa e dell'Irap. L'ambito di applicazione, inizialmente più esteso, è stato successivamente circoscritto dal D.L. 84/2025 alle sole spese sostenute nel territorio nazionale, al fine di recepire le evidenti difficoltà operative legate ai pagamenti all'estero, allineando la norma alla sua finalità anti-evasiva, rivolta principalmente ai fornitori e prestatori operanti in Italia. La disciplina in esame riguarda specificamente i rimborsi analitici relativi a vitto, alloggio, viaggio e trasporto. Per quanto concerne quest'ultima categoria, l'onere di tracciabilità interessa, in particolare, gli autoservizi pubblici non di linea, quali taxi e Ncc, mentre rimangono esclusi i mezzi pubblici di linea come treni, aerei e autobus, per i quali resta ammesso il pagamento in contanti. I pagamenti tracciabili includono versamenti bancari o postali, carte di debito e credito, assegni e piattaforme digitali collegate a conti correnti, purché garantiscano l'identificazione dell'autore del pagamento ai fini dei controlli fiscali. La mancata tracciabilità comporta la tassazione del rimborso in capo al lavoratore e la non deducibilità della spesa per l'impresa.
Diversamente dalle spese di trasferta, la tracciabilità delle spese di rappresentanza non presenta limitazioni territoriali. Pertanto, dal periodo d'imposta successivo al 31.12.2024, tali spese sono deducibili solo se tracciate, indipendentemente dal fatto che siano state sostenute in Italia o all'estero.
Assonime evidenzia come questa asimmetria rispetto alle trasferte possa generare difficoltà operative ingiustificate e auspica un intervento correttivo che circoscriva l'obbligo, anche in questo caso, al solo territorio nazionale.
L'Associazione muove una critica di fondo alla struttura della norma, ritenendola eccessiva e sproporzionata rispetto all'obiettivo perseguito. Le conseguenze del mancato utilizzo di mezzi di pagamento tracciabili, infatti, sono duplici: la tassazione in capo al lavoratore che ha anticipato la spesa e la non deducibilità per l'impresa. Tale meccanismo colpisce il datore di lavoro e il lavoratore anziché i fornitori e prestatori di servizi, reali destinatari delle misure antievasione. Inoltre, l'onere appare ridondante quando le forniture sono già documentate mediante fatturazione elettronica, strumento che di per sé garantisce la tracciabilità e il contrasto di interessi.
Assonime sollecita chiarimenti ufficiali su diversi aspetti applicativi. In particolare, occorre precisare il trattamento delle spese di parcheggio, tenuto conto che la circolare MEF n. 326/1997 le qualifica come "altre spese non documentabili", mentre le attuali modalità di rendicontazione consentirebbero di ricondurle ai rimborsi analitici quando supportate da documentazione adeguata che identifichi il veicolo, il luogo e la data della sosta.
Ulteriori dubbi riguardano i servizi di trasporto gestiti tramite piattaforme digitali, per i quali è necessario verificare la riconducibilità alla categoria degli autoservizi non di linea, e il trattamento dell'imposta di soggiorno, che talvolta viene corrisposta separatamente rispetto al servizio di alloggio.
L'adeguamento alle nuove disposizioni richiede una revisione sostanziale delle procedure interne di gestione delle trasferte. La soluzione più efficace consiste nel dotare i dipendenti di carte aziendali, garantendo così la tracciabilità preventiva dei pagamenti. Le imprese devono inoltre assicurare che la documentazione interna attesti formalmente l'autorizzazione alla trasferta, requisito che rimane imprescindibile accanto alla tracciabilità. In attesa di ulteriori chiarimenti interpretativi, Assonime invita a un ripensamento normativo che superi le incoerenze rilevate e riduca la complessità amministrativa, pur mantenendo fermi gli obiettivi di contrasto all'evasione fiscale.
